Natuurlijk, praktische zaken eerst. Als iemand een donatie of contributie heeft toegezegd, is een welkomstmail de simpelste manier om even alle belangrijke informatie en contactgegevens op een rij te zetten. Denk aan het adres van de website, een e-mailadres voor eventuele vragen, telefoonnummer, postadres; kortom, alle informatie die voor een nieuw lid essentieel is. Dat moet natuurlijk geen droge opsomming van feiten te zijn: personaliseer de e-mail door je nieuwe lid bij naam aan te spreken en zorg voor een vriendelijke toon in de tekst.
Maar na zo’n digitale mail is het ook belangrijk je nieuwe leden iets in handen te geven, iets dat ze vast kunnen houden. Daarom is een welkomstpakket een goede tweede stap. Hier kun je een brief of een informatiefolder over de organisatie – of beide – in stoppen, het recentste nummer van het ledenblad, maar ook een klein cadeautje. Denk bijvoorbeeld aan een stressbal, of iets anders dat past bij de organisatie. Zo stuurt de MS Vereniging een kaartje met tips. ProstaatKankerStichting.nl stuurt een logboek waarin leden belangrijke informatie over hun behandeling kunnen bewaren. De Angst, Dwang en Fobie stichting stuurt een pakket met hoopgevende, inspirerende en troostende spreuken.
Het is bij zowel het pakket als de e-mail belangrijk steeds te blijven evalueren of de verstrekte informatie nog correct en actueel is. Zijn er belangrijke wijzigingen geweest, zoals nieuwe e-mailadressen, websites, telefoonnummers of contactpersonen, dan moet dit ook worden aangepast; bijvoorbeeld in de automatische handtekeningen in je e-mailprogramma en in het drukwerk dat in het welkomstpakketpakket zit. Daarnaast moet ook regelmatig gepolst worden of de teksten in e-mails en brieven de juiste toon hebben en die ook zo door de ontvangers worden gewaardeerd.
Na het welkomstpakket wordt het tijd voor écht persoonlijk contact. Ledendagen en landelijke of regionale (thema)bijeenkomsten bieden de gelegenheid om elkaar werkelijk te leren kennen en mensen echt bij een organisatie te betrekken. Dit is geen eenrichtingsverkeer: laat niet alleen zien wat de organisatie betekent, maar luister ook goed naar de behoeften die leden hebben, net als naar eventuele opbouwende kritiek – laat zien dat je die serieus neemt en er ook wat mee doet.
Met een warm welkom blijven mensen zich betrokken voelen bij de organisatie en merken ze dat hun bijdrage werkelijk gewaardeerd wordt. Dat vraagt enige investering, zowel financieel als in tijd en energie. Maar wanneer je organisatie daar loyale, betrokken leden voor terugkrijgt, is die investering ongetwijfeld de moeite waard geweest.
Wil je weten wat wij voor je organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.